+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Законно будет поменять старую форму журнала учета приказов на новую

Законно будет поменять старую форму журнала учета приказов на новую

Документооборот в организации: схемы, учет, анализ. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы. Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления делопроизводство , правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела. При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Приказ о смене фамилии сотрудника: образец

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить акт на счетчик при смене собственника объекта

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы :. Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно.

Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу. Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу.

Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т. Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа.

В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Самый современный подход — это регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка РК документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое. Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно — долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется. Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде — образец приведен Word, Excel.

Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота. В соответствии со статьями г и з Перечня г. Моя предшественница этого не делала. В приложении к инструкции по делопроизводству Вашей организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Надо придерживаться его. Обычно не регистрируются счета, платежные поручения.

Однако, если эти же документы направлены вместе с сопроводительным письмом, регистрировать их надо. Если бухгалтерия сама ведет регистрацию своих документов, то двойная регистрация будет нарушением. В частности в ЕГСД п 4. Если у Вас журнал в виде книги, то лучше завести новый журнал, так как в такую форму сложно вклеить или прошить новые листы.

Скажите, если журнал входящих документов не закончен на конец календарного года, с года продолжать этот журнал или завести новый с новой нумерацией?

А журнал можно продолжить старый. Если документов мало, его можно вести несколько лет. Здравствуйте, в нашей организации каждое подразделение ведет журнал учета входящей документации, то есть сквозной нумерацией охвачены документы различного назначения приказы, служебные записки и т. При этом в каждой номенклатурной папке ведется реестр документов именно этой группы. Получается наслоение номеров. Какой выход вы подскажете? Если регистрация ведется централизованно, то в подразделениях ведется учет документов.

Каждый документ учитываются под уже присвоенным ему номером в канцелярии или секретарем. В журнал учета, в реестры переносится этот регистрационный номер без присвоения нового. Входящий документ отдается исполнителю и ставится на контроль, но если этот документ был отдан еще в прошлом году надо ли его перерегистрировать?

И как это сделать? Документ регистрируется только один раз. Если в нем указан срок исполнения на длительный период, то он переносится на следующий год. Для этого удобно использовать контрольные карточки.

Здравствуйте, помогите пожалуйста, я нечаянно зарегистрировала входящих два разных документа под одним номером. Подскажите, что делать?

Единственный выход в этой ситуации — поставить литеру на одном из документов, соответственно, и в журнале регистрации. Здравствуйте, я хочу получить ответ-разъяснение по вопросу оформления исходящих документов. Заведя такой журнал регистрации исходящей корреспонденции, в итоге получается двойная регистрации одних и тех же документов идущих уже не по порядку, как с ними потом работать и искать нужное обращение не совсем понятно?

У Вас какая-то путаница с регистрацией. Подскажите, пожалуйста, сроки хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции, и на основании чего эти сроки установлены. Помогите пожалуйста найти решение в проблеме с регистрацией документов. Я работаю в администрации района. Регистрации документов смешанная — те документы, которые адресованы главе администрации регистрирует отдел делопроизводства, а документы адресованные заместителям главы администрации регистрируют их секретари.

Проблемы возникла при переходе на электронную регистрацию документов. Как поступить в этой ситуации? Регистрировать все документы в отделе делопроизводства не получится — этим занимается один сотрудник, а объем достигает тыс документов в год, и у сотрудника есть еще и другие обязанности. И второй вопрос — нужно ли дублировать регистрацию в бумажных журналах? Ведь они должны хранится 5 лет в организации. Основной принцип регистрации документов в делопроизводстве — однократность регистрации.

Не надо повторно регистрировать документ, можно учесть его под тем же номером. Но идеальный вариант — централизованная регистрация. Подскажите, пожалуйста, допускаются ли исправления в книге регистрации корреспонденции? И кто проверяет их? Ошибки, а значит и исправления, при регистрации документов вручную неизбежны.

Проверить порядок регистрации документов может вышестоящая организация. Подскажите пожалуйста надо ли в исходящих и входящих журналах в конце года делать внутреннюю опись документов? Добрый день! Подскажите пожалуйста, как закрыть журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же приказов по основной деятельности за прошедший год?

Проставляется ли в конце журнала заверительная надпись о количестве учтенных документов и в каких законодательных актах прописана эта процедура? Нормативными документами по делопроизводству не регламентировано оформление каких-либо заверительных надписей о количестве документов в конце регистрационных журналов. Журнал регистрации приказов по основной деятельности, как дело постоянного срока хранения, подлежит полному оформлению: листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка дела.

Для журналов регистрации поступающих и отправляемых документов достаточно оформить обложку с указанием первой и последней даты записей. Подскажите пожалуйста, в журналах регистрации исх и вход документации секретарь с нового года не начал новую нумерацию, а продолжил с прошлого, как это можно грамотно исправить? Очевидно, грамотно уже не получится. Просто надо начать нумерацию с первого номера с начала следующего месяца.

С нового месяца начать с 1 номера разве это не будет нарушением? Ведь сказано начинать с 1 номера в начале года. В данной ситуации будет правильней продолжать нумерацию. В конце года сделать итоговую запись, тем самым заострить внимание каким номером закончена регистрация в данном году. Подскажите, пожалуйста, проверяются ли специальными службами журналы входящей и исходящей корреспонденции и папки с соответствующими письмами?

Общий порядок регистрации документов и формирования дел может проверить вышестоящая организация. Кроме того, в зависимости от сферы деятельности организации, эти документы могут проверять и другие органы, вплоть до прокуратуры. Например, по вопросам исполнения обращений граждан, либо в рамках расследования какого-либо дела.

Насколько это правильно, не противоречит ли это нормативным государственным стандартам. Оба документа устанавливают, что при работе в системе электронного документооборота составление, оформление, согласование электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, а электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

А по правилам делопроизводства поступающий входящий документ должен иметь регистрационный номер. Журнал заводится на каждый календарный год. Согласно нормативам делопроизводства крайними датами в журнале регистрации являются календарные даты первой и последней записей в журнале.

Наш генеральный директор является генеральным директором двух организаций, допустим организация 1 мы и организация 2 обе организации одной отрасли.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье. Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

СТИХИ РОССИИ

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П ечать — одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы. Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р — принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от Давайте разберемся и с этими терминами. Штамп ит. Форма штампов — произвольная.

Согласование и регистрация приказов

Смена фамилии сотрудником — не такая уж редкость, но это событие влечет за собой долгую процедуру, связанную с заменой старых документов новыми. Узнайте, как в этом случае правильно составить приказ, скачайте образец. Человек меняет фамилию по разным причинам: возможно, прежняя была слишком труднопроизносимой, неблагозвучной или человек заменяет ее по религиозным соображениям. Иногда мотивы могут быть иными, и гражданин не обязан их разъяснять. Но по большей части это дела семейные, замужество или развод, в связи с которыми женщина а порой и мужчина берет фамилию супруга или отказывается от нее.

Какие документы необходимо иметь, чтобы осуществить перевод как можно быстрее?

Этот сайт для поэтов и любителей поэзии. Зарегистрировавшись, Вы можете писать, комментировать и оценивать произведения современных русских поэтов Регистрация Войти. Русские стихи русских поэтов. Для тех, кто любит философию, ищет истину, но устал от рекламы, троллей и профанаций. Новый сайт для думающих людей. Регистрируйтесь, пишите, спорьте

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

В случае необходимости вполне допустимо внесение изменений в ранее изданный приказ при условии, что для этого имеются веские основания, прежде всего правовые. О наиболее типичных ситуациях, влекущих за собой необходимость внесения изменений в ранее изданные приказы, и способах их бесконфликтного и юридически грамотного разрешения мы и поговорим в этой статье. Как и в случае с приказами об отмене ранее изданных приказов по персоналу[1], необходимость во внесении поправок в их содержание обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, послуживших ранее причиной для издания приказа, содержание которого подлежит исправлению.

.

.

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Нужно ли начинать новую нумерацию при издании приказа о продолжении трудовых Будет ли нарушением продолжение нумерации приказов (по личному составу, Имеет ли законную юридическую силу приказ, который не был.

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В РАНЕЕ ИЗДАННЫЕ ПРИКАЗЫ ПО ПЕРСОНАЛУ

.

Журнал регистрации входящих документов

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2019 ushurika.ru